Kural 1- Organizasyon şemaları bir sonuç belgesidir. İşin yapılışı iyice oturduktan sonra yapılır. Şema yapılıp, insanlara ‘bu işin sorumluluğu sizde, nasıl yapılacağını siz tasarlayın’ denmez.
Kural 2- Önemli olan ‘kim’ değil, ‘nasıl’dır. Önce süreçler, sonra şema.
En son söyleyeceğimi başta söyledim, oh.
Şimdi serbest takılabiliriz.
Varsayın, grup olarak çadırlı trekking’e çıktınız. Trekking’in bir sürü püf noktası vardır; En önden gidenin görevleri başkadır, en arkadan gelenin başka. Çadırlar toplanırken çöp toplama ve ilk uygun bırakılacak yere kadar taşıma görevleri vardır. Ateşin yakılması ve doğru söndürülmesini kontrol etme görevi vardır. Bu görevler o kadar birbirine bağlıdır ki, bazıları ardışık, bazıları eşzamanlı yapılmak zorundadır. Bunları bilen birisi kolaylıkla hem görevlerin akışını söyleyebilir, hem de yap derseniz o görevlere isimler uydurup onları bir şemaya oturtabilir. Böylece ortaya ilk trekking grubu organizasyon şeması çıkar.
Şimdi bir şema hazırlama tarifi verelim mi?
• Önce akış belirlenir.
• Sonra akış uygun yerlerinden kesilir (bir iş nerede bitiyor, öteki nerede başlıyor).
• Sonra o akış parçaları görev olarak birilerine verilir (geçişme alanlarını da birisinin üstlenmesi lazım, oraya dikkat).
• O görevler, sorumluluk ve yetkilerine göre sıralanır.
• Sıralamayı dikey ve yatay görselleştirirseniz, o da organizasyon şeması olur.
Üzüm salkımı gibi olmak zorunda değildir. Elips ya da çizgisel olabilir (flat/yatay).
Ve en önemlisi şemalar gerektikçe değişir. Zaten değişmesi için yapılmıştır. Süreç geliştikçe (iyileştirmeler yapıldıkça) şemalar da onu takip eder.
Böyle işte.
